Zásady ochrany osobních údajů uživatelů

CFO Panorama · Hospitality CEE, s.r.o. · verze 1.2 ze dne 27. října 2026 (nahrazuje verzi 1.0 ze dne 30. září 2026 a verzi 1.1 ze dne 26. října 2026)

Tyto zásady včetně informací podle článků 13 a 14 GDPR vysvětlují, jak společnost Hospitality CEE zpracovává osobní údaje fyzických osob, které mají uživatelský účet ve službě CFO Panorama (app.cfopanorama.com), a osob, jejichž jméno a e-mail se objeví v pozvánkách, při obnově hesla nebo ve zprávách o přijetí smlouvy. Liší-li se jazykové verze, má přednost česká. Tyto zásady se týkají zpracování, při kterém je Hospitality CEE samostatným správcem (článek 2.3 smlouvy o zpracování osobních údajů). Účetní obsah a data z PMS, která nahraje klient, zpracováváme jako zpracovatel pro tohoto klienta; dotazy k tomuto obsahu směřujte na klienta.

1. Správce

Hospitality CEE, s.r.o., IČO 19489617, sídlo Kaprova 42/14, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 387413. Statutární orgán: Anna Dempsey, jednatelka. Kontakt: <privacy@cfopanorama.com>. Pověřenec pro ochranu osobních údajů není jmenován.

2. Kdo je subjekt údajů

Uživatelé Služby (administrátor, editor, prohlížející), osoby pozvané k účtu a osoby, které jménem klienta přijímají Smlouvu o zpracování osobních údajů nebo Hlavní smlouvu. Zaměstnavatel nebo klient, který vám účet zřídil, je samostatným správcem svého rozhodnutí dát vám přístup. Patří sem také žadatelé o účet, jehož aktivaci schvalují pracovníci poskytovatele.

3. Účely a právní základy

Uzavření, správa a prokázání smlouvy s klientem, ověření oprávnění zástupců, schválení registrace, správa uživatelských účtů, podpora a nezbytné transakční zprávy: u zástupců a uživatelů firemního klienta čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem na poskytování a správě Služby a ochraně právních nároků; je-li smluvní stranou přímo podnikající fyzická osoba, pro nezbytné uzavření a plnění její smlouvy čl. 6 odst. 1 písm. b). Zabezpečení platformy a diagnostika, včetně přihlášení, 2FA, omezení pokusů, přiměřených bezpečnostních záznamů a odhalení zneužití: čl. 6 odst. 1 písm. f) – ochrana platformy a klientských dat. Uplatnění a obhajoba právních nároků: čl. 6 odst. 1 písm. f). Údaje povinně vedené v účetních a daňových dokladech: čl. 6 odst. 1 písm. c), podle použitelných účetních a daňových předpisů; běžné obchodní kontakty mimo tyto povinnosti: čl. 6 odst. 1 písm. f). Neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, s právními nebo obdobně významnými účinky podle článku 22 GDPR.

4. Kategorie údajů

Jméno, e-mail, funkce, organizace, role, jazyk a identifikátor účtu; údaje potřebné pro registraci, ověření oprávnění a komunikaci s podporou; čas a výsledek přihlášení, IP adresa, identifikace prohlížeče a stav dvoufázového ověření; minimální bezpečnostní a diagnostické záznamy přístupů a významných úkonů; obsah transakčních zpráv a doručenky; záznamy o přijetí smluv, jejich verzi a hashi a o oprávnění přijímajících osob. Klientská provozní historie se zpracovává pro klienta podle DPA; jako samostatný správce z ní používáme pouze nezbytné údaje pro účely v bodě 3. Hesla ukládáme jako solené hashe a tajné klíče TOTP šifrovaně. Pro uživatelský účet nežádáme rodné číslo ani zvláštní kategorie údajů.

5. Účetní a PMS data klienta

Obsah, který klient nahraje (deník, doklady, mzdy, statistiky hotelu, jména dodavatelů nebo hostů), zpracováváme jako zpracovatel podle DPA. K těmto údajům se zásady v bodech 3–4 nevztahují jako k našemu správcovskému zpracování. Žádost o přístup, opravu nebo výmaz takového obsahu směřujte na klienta (vašeho zaměstnavatele nebo objednatele). My mu poskytneme součinnost funkcemi Služby. Žádost doručenou nám předáme příslušnému klientovi a poskytneme zákonnou součinnost; sami nerozhodujeme o výmazu účetních dat celé společnosti na žádost jednotlivého uživatele. Naši pověření pracovníci mohou podle DPA přistupovat k datům také při nezbytném zavedení, diagnostice importů a provozu reportingu.

6. Příjemci

Google Cloud EMEA Limited a přidružené společnosti (infrastruktura, region europe-west3 Frankfurt). Plus Five Five, Inc. – Resend (transakční e-maily; odesílání může jít z EU, správa účtu a záznamy v USA). Microsoft Ireland Operations Limited (schránka podpory Microsoft 365, pokud nám napíšete). Naši zaměstnanci s potřebou přístupu, vázaní mlčenlivostí. Dozorové orgány, kde to ukládá právo. V nezbytném rozsahu také profesionální poradci vázaní mlčenlivostí a soudy při ochraně právních nároků. Aktuální poskytovatelé technických služeb jsou uvedeni na https://cfopanorama.com/legal/sub-processors.

7. Předání mimo EHP

Databáze, soubory a zálohy Služby jsou uloženy ve Frankfurtu. Resend zpracovává údaje také v USA; Google a Microsoft mohou v rámci podpory, globální infrastruktury nebo výjimek ze svých regionálních závazků zpracovávat údaje či k nim přistupovat mimo EHP. Pro příjemce s platnou certifikací DPF pokrývající předání se použije rozhodnutí Komise (EU) 2023/1795. V ostatních případech použijeme před předáním odpovídající záruky, zejména sjednané standardní smluvní doložky podle rozhodnutí (EU) 2021/914 a potřebné posouzení a doplňková opatření. Kopii použitelných záruk nebo informaci o nich si můžete vyžádat na privacy@cfopanorama.com; důvěrné údaje jiných osob mohou být přiměřeně zakryty. Podrobnosti o příjemcích a místech jsou v aktuálním seznamu poskytovatelů.

8. Doba uložení

Uživatelský účet uchováváme po dobu oprávněného používání; při jeho výmazu odstraníme profil a přihlašovací prostředky bez zbytečného odkladu, i když uživatel dříve prováděl úkony. Neúspěšnou nebo opuštěnou žádost o účet mažeme do 30 dní od zamítnutí, odvolání nebo posledního kontaktu. Samostatnou dlouhodobou historii běžných zobrazení stránek nevedeme. Nezbytné bezpečnostní a diagnostické záznamy uchováváme nejdéle 90 dní od události. Případné zbývající záznamy po výmazu uživatele zobrazují jen interní označení, např. „smazaný uživatel #id“, a mažou se v příslušné lhůtě. Toto označení je pseudonymizace a může stále představovat osobní údaj. Klientské účetní a provozní záznamy se řídí pokyny klienta a DPA; výmaz uživatelského účtu sám nevymazává účetnictví klienta.
Minimální doklady o smlouvě, oprávnění, pokynech a provedeném výmazu uchováváme po dobu smlouvy a zpravidla nejdéle 3 roky po jejím skončení pro ochranu právních nároků. Konkrétní spor, zákonná povinnost nebo doložená delší použitelná lhůta odůvodní pouze nezbytné delší uchování; pravidelně posuzujeme, zda důvod trvá. Záznamy konkrétního incidentu uchováváme odděleně po dobu nezbytnou k vyřešení a souvisejícím povinnostem nebo nárokům. Výjimky neznamenají plošné uchování klientských účetních dat.
Dočasné pracovní kopie podpory mažeme po odpadnutí potřeby, minimální korespondenci k uzavřenému požadavku do 90 dní, není-li potřebná pro uvedenou konkrétní povinnost nebo nárok. Resend: obsah zpráv a doručenky po dobu nastavenou v našem účtu u Resend (omezený počet dní), nejpozději však výmaz do 90 dnů od ukončení účtu (DPA Resend, příloha A). Microsoft 365: odstraněné zprávy lze obnovit 14 dní, poté je Microsoft odstraní ve svém cyklu (nejdéle 30 dní); bez zadržení (hold) a archivace. Povinné účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právem pro daný typ dokladu. Automatické databázové zálohy zanikají v sedmidenním cyklu; zbytkové kopie Google mohou být odstraněny až do 180 dní od zahájení příslušného výmazu u Google. Zbylé kopie zůstávají chráněny a při obnově se výmazy znovu uplatní.

9. Vaše práva

Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení, námitku proti zpracování založenému na čl. 6 odst. 1 písm. f) a na přenositelnost tam, kde zpracování probíhá automatizovaně na základě smlouvy. Práva uplatněte na privacy@cfopanorama.com. Můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Jste-li v jiném členském státě EU, můžete jít i k tamnímu dozorovému úřadu. Výmaz není absolutní: nezbytné údaje lze ponechat zejména pro splnění právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu právních nároků podle článku 17 odst. 3 GDPR. Žádost posoudíme a odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce; zákonné prodloužení oznámíme s důvody. Totožnost ověříme jen v přiměřeném rozsahu.

10. Oprávněný zájem a námitka

Oprávněné zájmy jsou popsány u jednotlivých účelů v bodě 3. Proti zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. f) můžete kdykoli vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. V dotčeném zpracování nebudeme pokračovat, neprokážeme-li závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi zájmy, právy a svobodami nebo potřebu určení, výkonu či obhajoby právních nároků. Námitka se neposuzuje jako automatické vzdání se práv nebo obecný souhlas s uchováním.

11. Zdroj údajů

Údaje získáváme od vás (registrace, přihlášení, 2FA), od administrátora klienta, který vás pozve, a automaticky ze zařízení při používání Služby. Údaje o uzavření smlouvy vznikají ve Službě. Poskytnutí jména, e-mailu a nezbytných přihlašovacích a bezpečnostních údajů je podmínkou zřízení a bezpečného používání účtu; bez nich účet nelze zřídit nebo provozovat. Nejde o obecnou zákonnou povinnost mít účet. Údaje nutné k ověření oprávnění jsou podmínkou přijetí za společnost. Nepovinné údaje nemusíte poskytnout. Při získání údajů od klienta vám tyto informace poskytneme nejpozději při prvním kontaktu, jinak v zákonné lhůtě podle článku 14 GDPR.

12. Změny

Aktuální znění je na https://cfopanorama.com/legal/user-privacy-notice. Podstatnou změnu oznámíme e-mailem na účet nebo oznámením ve Službě. O novém účelu zpracování poskytneme potřebné informace předem; změna těchto zásad sama nevytváří právní základ a nevyžaduje od uživatele souhlas, pokud zpracování stojí na jiném právním základě.