Onboarding vaší skupiny

Než lze nahrát jakákoli data, administrátor nové klientské skupiny dokončí krátký onboarding: společnosti, odvětví, údaje Správce, tým a přijetí podmínek. Smlouva se vyplní z údajů, které zadáte.

Kroky

Kroky jsou očíslované nahoře na každé stránce — 1. Společnosti, 2. Odvětví, 3. Údaje Správce, 4. Tým, 5. Podmínky — a na kterýkoli z nich můžete kliknout. Pokračovat do aplikace vás z onboardingu vyvede; pruh Onboarding vaší skupiny není dokončen a jeho odkaz Pokračovat v onboardingu vás vrátí zpět.

Onboarding vidí jen administrátoři. Editoři a čtenáři vidí pruh Čeká se, až váš administrátor přijme podmínky a smlouvu o zpracování osobních údajů. Potom se otevře nahrávání.

1. Společnosti

Zkontrolujte společnosti, jejichž data budete nahrávat.

1. U české společnosti zadejte IČO a klikněte na Načíst z ARES. Vyplní se Obchodní firma, Sídlo, DIČ a zápis v obchodním rejstříku, často i Odvětví (Navrženo podle obchodního rejstříku — potvrďte prosím.). Údaje zkontrolujte.
2. Zvolte Účetní systém (POHODA, Money S3 nebo jiný), Účtová osnova a v poli Účetní období začíná v měsíci měsíc začátku účetního roku.
3. Zvolte Odvětví (viz Odvětví).
4. V části Způsob jednání uveďte, jak společnost při uzavření smlouvy jedná: jedna osoba samostatně, společně (dvě nebo více osob), nebo na základě plné moci. Plnou moc nahrajte jako PDF.
5. Naše role pro tuto společnost: ve většině případů správce; jsme jejím zpracovatelem, když nahráváte její data pro jiného správce (pak nahrajte Pověření správce (PDF)).
6. Při více společnostech zvolte Správce — společnost, která smlouvu uzavírá — a u každé další společnosti zaškrtněte Tato společnost nahrání svých dat povolila.
7. Klikněte na Uložit a pokračovat.

Tlačítkem Přidat společnost níže přidáte další, tlačítkem Odebrat tuto společnost odeberete společnost, která nemá importovaná data. Společnost mimo Českou republiku má místo IČO Registrační číslo.

2. Odvětví

Zkontrolujte odvětví svých společností a zvolte Hlavní odvětví skupiny. Zobrazit jeho hlavní výsledovku ukáže náhled uspořádání výsledovky, které odvětví přináší. Klikněte na Potvrdit a pokračovat. Podrobnosti najdete v článku Odvětví.

3. Údaje Správce

Tyto údaje tvoří část 2 přílohy A smlouvy o zpracování osobních údajů: Název skupiny ve Službě, Prezentační měna, několik otázek k vašim datům (mzdy po jednotlivých osobách, provozní statistiky z PMS, zvláštní kategorie osobních údajů, zdravotnictví) a kontakty — Kontakt pro ochranu osobních údajů, E-mail pro bezpečnostní oznámení a Kontakt pro pokyny. Klikněte na Uložit a pokračovat.

4. Tým

Pozvěte lidi, kteří s vámi pracují: svou účetní jako editora, kolegy nebo členy vedení jako čtenáře. Zadejte E-mail, Role a Jazyk e-mailu a klikněte na Odeslat pozvánku. Pozvánky odcházejí okamžitě. Klikněte na Pokračovat, nebo na Zatím přeskočit a lidi pozvěte později v Nastavení → Členové (Členové a role).

5. Podmínky — přijetí online

1. Přečtěte si shrnutí, Podmínky beta testování a Smlouvu o zpracování osobních údajů, vyplněné údaji vaší skupiny. Každý dokument má odkaz PDF; tlačítka nahoře (Podmínky beta testování (PDF), Smlouva o zpracování osobních údajů (PDF) a další) stáhnou každý dokument vyplněný vašimi údaji. Jazyk textů přepíná mezi češtinou a angličtinou; rozhodující je česká verze.
2. Zkontrolujte Na co se smlouva vztahuje: každou společnost s jejím IČO, sídlem, oprávněním, způsobem jednání a rolí. Pokud něco chybí, červený rámeček to vypíše s odkazy na krok, kde to doplníte.
3. V části Přijetí jménem Správce vyplňte Jméno a příjmení a Funkce, zvolte Právní základ oprávnění (člen statutárního orgánu, prokurista nebo zmocněnec) a v případě potřeby nahrajte plnou moc.
4. Zaškrtněte tři potvrzení a klikněte na Přijímám jménem Správce.

Pokud je váš poslední kód z autentifikátoru starší než pět minut, budete nejprve požádáni o nový; formulář zůstane vyplněný.

Co se stane po přijetí

• Zpráva Děkujeme. Podmínky a smlouva o zpracování osobních údajů jsou přijaty přijetí potvrdí a odejde e-mail s PDF přijetí.
• Přijetí se uloží do Záznamu o přijetí vaší skupiny s přijatými dokumenty a verzemi, s tím, kdo je přijal, a kdy.
• Otevře se nahrávání a nové skupiny pokračují krokem Vaše data (Nastavení vašich dat).

Brána nahrávání

Před přijetím nelze nic nahrát. Nahrání je odmítnuto také tehdy, když se smlouva na společnost nevztahuje, chybí oprávnění další společnosti nebo plná moc, nebo když Příloha D čeká na písemnou dohodu. Stránka Nahrání zatím není možné uvede důvod.

Kde dokumenty najdete později

Nastavení → Právní dokumenty ukazuje aktuální verze, vaši vyplněnou smlouvu o zpracování osobních údajů a Záznam o přijetí s odkazem Stáhnout na PDF každého záznamu. Společnost přidaná později se potvrzuje tamtéž v části Společnosti zatím nepokryté smlouvou. Viz Právní dokumenty.