Board pack

Board pack je měsíční podklad pro vedení ve formě PowerPointu, sestavený ze stejných čísel jako výkazy — nic na snímku se nevpisuje ručně. Vytvořit ho může každý člen skupiny.

Postup krok za krokem

1. Otevřete Výkazy a vpravo nahoře klikněte na Board pack.
2. Zvolte možnosti (viz níže). Formulář vychází z výkazu, který máte otevřený: z jeho společnosti nebo uloženého okruhu a jeho posledního měsíce.
3. Zkontrolujte Stáhnete tento podklad: — uvádí rozsah, období, podobu, měnu, jazyk a to, zda jsou čísla pracovní verzí, nebo uzamčená, a mění se podle toho, jak měníte možnosti.
4. Klikněte na Stáhnout PowerPoint. Stáhnout PDF dá stejnou prezentaci jako PDF; tlačítko se zobrazí jen tehdy, když server umí prezentaci převést (potřebuje mít nainstalovaný LibreOffice).

Možnosti

Formulář si pamatuje podobu podkladu, kterou jste stáhli naposledy.

Pracovní verze, nebo uzamčená čísla

Board pack běžně ukazuje uzamčená čísla — ta, která se zmrazila při uzávěrce měsíce (viz Uzamčení období). Pokud měsíc ještě není uzamčen pro všechny společnosti, je políčko Stáhnout jako pracovní verzi zaškrtnuté za vás a uvádí to i nápověda pod ním. Pracovní verze nese na každém snímku nápis PRACOVNÍ VERZE — období není uzamčeno a v názvu souboru _draft. Pokud zaškrtnutí zrušíte, podklad se odmítne se zprávou, která jmenuje společnosti (nebo eliminační knihy), jež jsou ještě otevřené, a formulář se znovu otevře se zaškrtnutým políčkem.

Úplný podklad

Úplný podklad je kompletní měsíční zpráva pro vedení v tomto pořadí:

• Titulní snímek a závěry: tři nejdůležitější zjištění a na co se má vedení zaměřit.
• Odvětvová část, pokud se uplatní: u hotelového rozsahu výkaz USALI, přemostění od GOP k EBITDA a KPI; u restaurační skupiny výsledovka a provozovny; u developera přehled projektů.
• Klíčové ukazatele (měsíc, QTD, YTD, LTM proti předchozímu roku) a výsledky proti rozpočtu s přemostěním EBITDA.
• Hotovost (DPH uvedena odděleně od ostatních daní), dluh podle druhu s čistým bankovním dluhem a financování.
• Otázky pro vedení.
• Příloha: přemostění, rozvaha, čistý dluh, ukazatele, společnosti, vývoj za 13 měsíců a tři výkazy.
• Základ vykazování a stav dokladů — vždy na konci: rozsah, období, měna, základ, stav uzamčení, kurzy, kontroly.

Grafy a tabulky jsou nativní objekty PowerPointu, kterým můžete změnit vzhled.

Přehled pro vedení

Pro vlastníky a manažery bez finančního vzdělání: 8–10 snímků, na každém jedno sdělení, žádné písmo menší než 12 bodů. Titulní snímek; celkový obraz na první pohled; co se změnilo; výsledky proti předchozímu roku a rozpočtu; hotovost a dluh (DPH a ostatní daně uvedeny zvlášť); vývoj za 13 měsíců; provoz hotelů (jen u hotelových rozsahů); společnosti (u rozsahů s více než jednou společností); rozhodnutí a otázky; a nakonec základ výkaznictví.

Zjištění a otázky (Excel)

Zjištění a otázky (Excel) stáhne sešit podkladu bez prezentace: Zjištění (doklady, možná vysvětlení, navržený odpovědný pracovník a opatření), Otázky pro vedení, odvětvové a rozpočtové listy, které se uplatní, Daně podrobně (DPH odděleně od ostatních daní), Dluh, Kontroly a Základ výkaznictví — stejné listy jako v sešitu Excelu.

Odpovědi na otázky

Vedení vyplní žluté buňky listu Otázky pro vedení: termín, odpověď, stav (Open – otevřeno, Answered – zodpovězeno, nebo Closed – uzavřeno) a odkaz na doklad. Stav Answered vyžaduje odpověď; Closed vyžaduje odpověď i odkaz na doklad. ID otázek (Question ID) ponechte beze změny.

Dobré vědět

• Jedna prezentace, jeden jazyk. Česká prezentace je celá česky, anglická celá anglicky.
• Limit: každý uživatel může vytvořit 10 Board packů (prezentací nebo sešitů zjištění) za hodinu.
• Název souboru obsahuje skupinu, rozsah, měsíc, měnu a jazyk.
• Chcete-li stejná čísla prezentovat na obrazovce, použijte Boardroom.

Řešení potíží

• „Období … není uzamčeno pro … společností“ — zaškrtněte Stáhnout jako pracovní verzi, nebo měsíc nejprve uzamkněte.
• „The PDF could not be produced on this server; the PowerPoint was downloaded instead.“ (zpráva se zatím zobrazuje anglicky) — PDF se nepodařilo vytvořit a stáhl se PowerPoint; otevřete ho a uložte jako PDF.
• „Za poslední hodinu jste vytvořili 10 Board packů; zkuste to prosím později.“ — hodinový limit; chvíli počkejte.
• „Pro období … nejsou žádná data; Board pack nebyl vytvořen.“ — zvolte měsíc, za který jsou nahraná data.
• „Pro … za období … chybí kurz ČNB; Board pack nebyl vytvořen.“ — kurzy ČNB za tento měsíc ještě nejsou načtené; zvolte dřívější měsíc, nebo to zkuste znovu, až budou kurzy k dispozici.