Ochrana osobních údajů v reporting.finance – stručně

Kdo je kdo: Vaše společnost je správcem, Hospitality CEE, s.r.o. (provozovatel reporting.finance) je zpracovatelem. Data zpracováváme jen podle vašich pokynů a jen proto, abychom vám připravili reporty. Zaměstnanci provozovatele jednají z jeho pověření, nejsou dalšími zpracovateli.

Jaké údaje: Účetní exporty (deník, účtový rozvrh, střediska, činnosti, zakázky), případně statistiky z hotelového PMS. Osobní údaje jsou v nich jen okrajově: jména a IČO podnikajících fyzických osob, texty dokladů, případně mzdy nebo jména hostů. K tomu uživatelské účty (jméno, e-mail, přihlášení, auditní záznamy). Zvláštní kategorie údajů, zdravotní dokumentaci a rodná čísla nenahrávejte; zdravotnický klient použije Přílohu D.

Kde jsou data: V EHP – Google Cloud, Frankfurt (uložení). Transakční e-maily (pozvánky, obnova hesla) odesílá Resend (USA, certifikace EU-U.S. Data Privacy Framework; záznamy v USA). Seznam všech subdodavatelů je v Příloze C a na https://reporting.finance/legal/sub-processors. Nahraná účetní data jsou uložena ve Frankfurtu; e-mailové záznamy (Resend) jsou v USA a zakončení šifrovaného spojení může nastat na okraji sítě Google.

Zabezpečení: Oddělení dat každého klienta v databázi, role, povinné dvoufázové přihlášení (authenticator / QR) pro administrátory a editory, šifrování, auditní záznam, zálohy 7 dní. Naši pracovníci do vašich dat nahlížejí jen na vaši žádost nebo při řešení incidentu.

Incident: Porušení zabezpečení vám oznámíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od chvíle, kdy se o něm dozvíme (včetně zprávy od subdodavatele).

Změny subdodavatelů: Oznámíme zpravidla 30 dní předem (nejméně 14); do 14 dní můžete vznést námitku a případně službu bez sankce vypovědět. Budoucí funkce umělé inteligence poběží v EU přes Google Cloud (Vertex AI), zapneme je jen po oznámení a vašem souhlasu a vaše data nepoužijeme k trénování modelů.

Konec spolupráce: 30 dní na export dat (reporty v Excelu, zdrojové soubory, mapování). Poté data do 30 dní logicky vymažeme, zálohy zaniknou do 7 dní, zbytkové kopie u Googlu až v jeho cyklu (až 180 dní).

Co potřebujeme od vás: Smlouvu přijme ve službě osoba oprávněná za společnost jednat (jednatel, prokurista nebo zmocněnec s plnou mocí), s aktivním 2FA. Vyplňte kontakty v Příloze A. Skupinové společnosti potvrďte ve službě. Nenahrávejte zvláštní kategorie údajů ani rodná čísla a mzdy zvažte v souhrnu. Spravujte uživatele a zrušte přístup těm, kdo ho už nepotřebují. Zásady pro uživatele: https://reporting.finance/legal/user-privacy-notice. Oznámení: privacy@reporting.finance.

Toto shrnutí slouží pro orientaci a není součástí smlouvy; rozhoduje znění Smlouvy o zpracování osobních údajů v1.2.